Microsoft Teams: Un espacio para la comunicación, la colaboración, la productividad, la accesibilidad, la seguridad, todo el ecosistema de aplicaciones y servicios de Microsoft 365 y aplicaciones de terceros

 En Microsoft 365, Microsoft Teams, Sin categorizar

De vez en cuando Microsoft lanza al mercado algún producto nuevo que revoluciona el mercado. No por nada, Windows es el sistema operativo numero uno del mundo del cual derivan decenas de aplicaciones. Este es el caso de Microsoft Teams, una aplicación que tiene como fin mejorar la comunicación, la productividad, la accesibilidad y las interrelaciones al interior del espacio de trabajo. En este artículo veremos las cuestiones más relevantes de esta aplicación.

¿Qué es Microsoft Teams?

Básicamente, Microsoft Teams es una plataforma de trabajo que integra chats, reuniones, aplicaciones y almacenamiento de archivos para un mejor desempeño de las labores productivas y de colaboración. Microsoft Teams se integra al 100% con el ecosistema de aplicaciones y servicios de Microsoft 365, lo que mejora la conectividad y el intercambio de información.

¿Por qué utilizar Microsoft Teams?

En el contexto actual, muchas empresas buscan modernizar sus espacios de trabajo adecuándolos a la realidad circundante, a los medios de comunicación y al auge de las nuevas tecnologías. Gran parte de los espacios de trabajo, hoy por hoy, se organizan en forma de teletrabajo. Una tendencia que se encuentra en alza actualmente.

La posibilidad de crear un espacio de trabajo integrado con todas las funcionalidades antes mencionadas significa un menor coste de las infraestructuras y del gasto operativo. Ahora pasamos a enunciar las ventajas notables que tiene Microsoft Teams.

Un espacio de reuniones desde cualquier lugar

Microsoft Teams funciona como un espacio de reunión en que los diferentes participantes acceden de forma independiente. Con esta aplicación puedes pasar, directamente, de un chat a una videoconferencia a un solo clic de distancia.

Con este sistema pueden reunirse desde 10 hasta 10.000 personas en un solo lugar independientemente de donde se encuentren. Este espacio de trabajo puede ser organizado como una audioconferencia, una videoconferencia o un equipo y con personas que se encuentran en la organización o fuera de esta.

Un chat personalizado desde cualquier lugar

Microsoft Teams pone a disposición de los usuarios un chat en el cual puedes compartir tu opinión sobre cuestiones del espacio de trabajo y fuera del mismo, y enviar GIF, emojis, y adhesivos. El chat de esta aplicación puede ser individual o grupal, dependiendo de las necesidades de los trabajadores o la administración.

Llamadas confiables desde cualquier sitio

Una de las mejores ventajas de Microsoft Teams es que puede vincularse con un sistema telefónico, un plan de llamadas y un enrutamiento para ejecutar llamadas a nivel empresarial a cualquier parte del mundo.

Aplicaciones vinculadas para un mejor funcionamiento

Microsoft Teams permite agregar tu experiencia personal a la aplicación, vinculándolo con otras aplicaciones de Office o de terceros. Con estas ventajas podrás integrar las aplicaciones que ya usas y no, necesariamente aprender a usar otras. Al mismo tiempo, puedes generar soluciones mediante el desarrollo de herramientas propias para mejorar y automatizar el flujo de trabajo gracias a Power Platform. Con esta función, podrás conectar datos dispersos y mejorar la inteligencia artificial de la aplicación.

Mejora el desempeño de los participantes y trabajadores

Microsoft Teams mejora exponencialmente de la Firstline Workforce (Primera línea de trabajo). Esta aplicación integra herramientas para que los trabajadores saquen el mejor provecho a sus horas productivas, herramientas como planificación de horarios, configuración y permisos en la misma aplicación para personalizar los turnos, creación de tareas, y la centralización de los recursos disponibles para satisfacer las demandas de los trabajadores.

Registra las horas de trabajo vía web, desde la aplicación de escritorio o desde la aplicación móvil

Turnos en Microsoft Teams es una herramienta que ayuda a crear, actualizar y administrar la programación de su equipo.

  • Programaciones: crea programaciones de turnos.
  • Notas del día: permite agregar notas para compartir noticias y avisos importantes para un día específico.
  • Grupos: permite dar a un grupo el nombre de una función o ubicación de trabajo para tener todos los grupos organizados.
  • Turnos: Agregue turnos abiertos a la programación que cualquiera pueda solicitar.
  • Solicitudes: revisa las solicitudes de tiempo de espera, intercambio de turnos u ofertas.
  • Reloj de fichar: active el Reloj de fichar para permitir que el equipo registre la hora de entrada y de salida de un turno desde un dispositivo móvil. Permite habilitar la detección de ubicación para asegurarse de que los miembro del equipo registren la hora de entrada desde un sitio de trabajo designado.
  • Compartir: al editar una programación, se guardará automáticamente, pero el equipo solo verá las actualizaciones cuando las haya compartido.
  • Exportar o copiar: exporte su programación a Excel, para echarle un vistazo. Si necesita volver a usar una programación de Turnos, cópiela al intervalo de fechas que desee.

Facilita el contacto con la función «Walkie Talkie»

Con esta nueva función, Microsoft Teams integra el «push-to-talkie» para tabletas y teléfonos inteligentes, con la cual, mediante el uso del WiFi o datos del dispositivo móvil, se logra una comunicación constante al presionar el botón de habla en el dispositivo.

Proporciona las mejores herramientas a los profesionales médicos

Microsoft Teams ayuda a organizar y coordinar toda clase de servicios de forma segura y simple con su chat de voz, video, así como la atención médica pertinente en un solo lugar. Este centro coordinado en Microsoft Teams permite la compatibilidad HITECH, HIPAA, y cumple con estándares como la HITRUST (Health Information Trust Alliance) y controles de organización de servicios (SOC) y reglamento de protección de datos, entre otras determinaciones legales sanitarias.

Puedes realizar visitas virtuales a pacientes con la mejor calidad de audio y video mejorando el flujo de información entre ambos. Además, puedes coordinar la atención en un único centro de información, comunicando todas las novedades sobre pacientes en tiempo real coordinando con otras aplicaciones empresariales del rubro.

Simplifica los flujos de información del trabajo administrativo

Con Microsoft Teams es posible compartir anuncios para toda la organización o el equipo de trabajo en un solo lugar especialmente destinado para tales fines, para mantener a todo el equipo informado en cuanto a las últimas decisiones tomadas e información relevante. Este sistema mejora notablemente el flujo de información ahorrándole a la organización o equipo de trabajo horas muertas de desinformación.

Otras funciones asociadas

Además de las características mencionadas, Microsoft Teams tiene varias ventajas asociadas, las que pasamos a resumir a continuación.

  • Accede a todo momento a la transcripción y el contenido de las conversaciones desde cualquier dispositivo y donde sea.
  • Inicia reuniones de voz y vídeo de forma más sencilla e intuitiva gracias a la integración de Skype Empresarial.
  • Acceder de manera instantánea a todo el contenido generado por los usuarios, las herramientas de colaboración y las conversaciones a través de un sistema de pestañas familiar.
  • Agrega aplicaciones de acceso rápido a los sitios web asociados a la organización, a los documentos y a todas las aplicaciones que se usen con frecuencia.
  • Con la integración de OneNote y SharePoint, accede de forma inmediata a todas las notas y documentos que se registran en todo proyecto y por fecha. De esta forma, siempre tienes acceso a todos los registros de los proyectos.
  • Trabaja directamente en las aplicaciones de Office, como Word o Excel, desde la plataforma de Microsoft Teams. Con este mecanismo evita malentendidos o pérdida de información debido a las múltiples aplicaciones derivadas.
  • Planifica las tareas relacionadas con los grupos de trabajo gracias a la integración de Planner, To-Do y las tareas de Outlook. Nunca habrá problemas de gestión de tiempo o reuniones que no se lleven a cabo gracias a una planificación a la vista de todos.
  • Agrega informes con el servicio de análisis empresarial de Power Bi.
  • Disfruta del espacio integral de trabajo con la interfaz web de Microsoft Teams y para equipos móviles.
  • Desplázate de una plataforma de colaboración a otra de manera ágil y sencilla gracias a la interfaz en grupos intercomunicados.
  • Agrega conectores que integren aplicaciones y servicios de terceros, como noticias de Twitter o notificaciones de Internet Explorer.
  • Crea una interfaz de integración personalizada con aplicaciones y otras herramientas de programación.

Función de acceso a invitados

Con la creciente demanda por parte de los usuarios para que le aplicación genera una mayor integración, Microsoft Teams ha incorporado un sistema de incorporación de invitados para que estos tengan acceso a los recursos implementados por las organizaciones. Con esta función, los administradores de la organización pueden añadir al equipo a quienes deseen para que los invitados puedan unirse a las reuniones pactadas, videoconferencias, audioconferencias, chat o colaborar y editar documentos específicos, además de otras funciones.

Las cuentas de los invitados se gestionan gracias a Azure AD mediante la colaboración B2B, la cual ofrece a las empresas los mayores estándares de seguridad.

Un espacio seguro

Microsoft Teams, al igual que el servicio que ofrece Microsoft 365, ofrece las mejores características de seguridad a sus clientes. Entre estos:

  • Cifrado de datos en tránsito como en reposo.
  • Amplia afinidad con todos los estándares de cumplimiento de los registros de seguridad.
  • Autenticación de doble factor para una identidad mejorada.

Además, Microsoft Teams es una solución disponible con Microsoft 365.

Una aplicación necesaria para los tiempos que corren

En los tiempos actuales, no solo en cuanto a la revolución de las telecomunicaciones, sino, además, a la necesidad creciente de mantenerse en contacto a distancia, una aplicación como Microsoft Teams es una solución idónea y pensada para mejorar la gestión de los procesos de cualquier organización.

Gracias a esta aplicación podrás planificar de gran manera la jornada laboral de los empleados a distancia, reuniones a cualquier hora y donde sea, y mejorar la comunicación y la colaboración entre todas las partes asociadas. Microsoft Teams ha llegado para quedarse y para ayudarte a gestionar los procesos de tu empresa.

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