El uso de la nube en pequeñas empresas

 En Microsoft Azure, Office 365, Tecnología

Hoy en día las pequeñas empresas siguen asustadas al escuchar frases del tipo: backup en la nube, computación en la nube, máquinas virtuales en la nube, almacenamiento en la nube, etc. Y, en general, cualquier combinación que contenga la palabra nube. Es por puro desconocimiento que no pueden apreciar las ventajas que de las que se podrían beneficiar para hacer crecer su negocio. Potencia de cómputo, seguridad y accesibilidad son sólo unas pocas razones por las que, en muchas ocasiones, merece la pena salir de la zona de confort.

¿Qué es la nube?

A la pregunta, ¿qué es la nube?, usualmente la respuesta de la mayoría de los usuarios es: un sitio donde está almacenada mi información, pero que no es seguro porque a saber lo que hacen con mis datos y quien puede acceder a ellos.

Desconocen que la mayoría de los servicios que utilizan en su día a día están completamente basados en la nube (o en gran medida), como pueden ser el correo electrónico, servicios de almacenamiento (Dropbox, OneDrive, Mega, etc.), servicios de streaming de vídeo (Netflix, HBO, Twitch, etc.), redes sociales (Twitter, Facebook,  Whatsapp, etc.) La relación que guardan cada uno de estos servicios mencionados es que los datos no están almacenados en nuestros equipos, sino en los servidores del propio proveedor (con las ventajas que eso conlleva).

La falta de información por parte del usuario es clara, por ello, deben empezar a comprender qué es la nube físicamente, dónde se encuentra, quién la administra, cómo trabajan y qué seguridad ofrecen.

La nube físicamente

La nube físicamente es lo que se conoce como un centro de procesamiento de datos o CPD, una infraestructura creada para establecer todos los recursos necesarios para el procesamiento de la información, optimizando la eficiencia y premiando la seguridad.

El visionado del siguiente video por parte del usuario puede hacer que tenga una idea real de lo que es la nube. Además, podrá comprender diferentes aspectos importantes:

  • Trabajo de los operarios.
  • Los estrictos controles de seguridad que se aplican.
  • La profesionalidad del trabajo diario.
  • La gran inversión del proveedor.
  • El mantenimiento de las instalaciones.

Más sobre la privacidad de Microsoft: Dónde se encuentra tus datos

Lo que podemos sacar en claro del vídeo anterior es que Microsoft no escatima en gastos en cuanto a eficiencia y seguridad de sus centros de datos se refiere. Esto debería ser indicativo de las ventajas que la nube nos brinda para aumentar la seguridad de los datos de las empresas.

¿Dónde se encuentra la nube?

Los centros de datos están desplegados de forma global para asegurar una rápida prestación de los servicios y el cumplimiento de los requisitos de soberanía, normas y residencia de los datos. Asimismo, dichas localizaciones son elegidas con especial cuidado para hacer que el mantenimiento de los sistemas sea el óptimo. No es ni remotamente parecido el mantenimiento que un sistema requiere en el sur de España al que requiere en el norte de Finlandia. Aunque hay que tener en cuenta otros aspectos importantes como la legislación de cada país.

En el caso de Microsoft Azure, esta cuenta con 54 regiones disponibles en 140 países. Sus centros de datos están desplegados por toda América, Europa, Asia Pacífico, Oriente Medio y África. Lo que le permite que sus servicios puedan estar replicados y accesibles a igualdad de condiciones desde cualquier parte del mundo.

Fase de entendimiento

Una vez que el usuario ha visto el lugar donde sus datos serán almacenados, comenzará a comprender la importancia de alojar su información más sensible en un sitio seguro. Es cierto que podría mantenerlos en un servidor local, pero es totalmente imposible alcanzar los niveles de seguridad que la nube ofrece. Un ejemplo simple sería el uso obligatorio de un Sistema de Alimentación Ininterrumpida o SAI para mantener el suministro eléctrico constante y evitar la no disponibilidad de los servicios. La nube es capaz de cubrir esta necesidad con unos sistemas eléctricos eficientes, alimentados por diferentes proveedores y, en caso necesario, con generadores.

Por otro lado, la nube invierte grandes cantidades en otros sistemas de seguridad mucho más complejos, como sistemas de refrigeración, sistemas de prevención y apagado de fuego, replicación del sistema, copias de seguridad, sistemas antirrobo, etc.

Mantener la información más delicada en la nube es una apuesta inteligente, pues son ellos los que se encargan de proporcionar toda la infraestructura necesaria para asegurar una disponibilidad de los servicios del 99,9% anual, mantener todos los recursos (software y hardware) actualizados y, además, dotar de eficiencia en cuanto a cómputo se refiere.

En caso de Microsoft, se invierten billones de dólares para hacer que las infraestructuras de sus centros de datos sean las más seguras del segmento.

Copias de seguridad

Es muy común encontrar pequeñas empresas que realizan sus copias de seguridad en pendrives o discos externos conectados las 24h del día durante los 365 días del año y, por si fuera poco, se siguen utilizando para otro fines. En algunas empresas, hay una persona encargada de llevar consigo el disco duro donde se realizan las copias de seguridad, llevándolo a casa para, ilusoriamente, aumentar la seguridad de la información. El desconocimiento hace que no se tenga en cuenta los delicados tratamientos que un disco duro mecánica requiere para su desplazamiento.

Este tipo de prácticas pueden llevar a la pérdida parcial o total de la información. Y, dependiendo del caso, la pérdida de información puede ser irreversible. Tanto es así, que podría hacer que una empresa tardara demasiado tiempo en reanudar su actividad.

Un buen sistema de copias de seguridad debe realizar las copias de manera automática e inteligente, replicando la información en varios discos y en diferentes ubicaciones. Además, los discos mecánicos se ven degradados con el paso del tiempo, por lo que deberán ser reemplazados en el momento adecuado. Con esto y muchas otras medidas de seguridad, la nube asegura que la información almacenada en las copias de seguridad tenga una disponibilidad total a lo largo del tiempo.

Sumado a todo lo anterior, la nube mantiene la información de las copias de seguridad cifrada, lo que añade una capa de seguridad adicional frente a las amenazas de tipo software.

Gestión documental

Por otro lado, la información empresarial ha de ser igualmente accesible para poder sacarle todo el partido posible. La nube ofrece soluciones para distintos escenarios de trabajo en los que la accesibilidad a la información es crucial. Además de permitir una colaboración y comunicación continua entre los miembros de la organización. Esto último dependerá en gran medida del tipo de nube que se contrate.

Microsoft ofrece en su paquete Office 365 la herramienta SharePoint, con la que no sólo es posible colaborar activamente con los demás miembros, sino que, además, añade la posibilidad de crear y personalizar una intranet para adaptarlas a las necesidades de cada negocio. Todo ello sin dejar de lado la seguridad, pues algunas de sus características permiten restaurar archivos a versiones anteriores, administrar los usuarios y grupos y determinar si tu información puede ser accesible o no en función de la localización del usuario.

Máquinas virtuales

Otro producto interesante para pequeñas empresas son las máquinas virtuales. Estos sistemas permiten disponer de una máquina con características personalizadas en la nube, lo que la hace accesible desde cualquier parte. Sin embargo, los usuarios no suelen prestar mucha atención a este tipo de servicio porque no dejan de verlo como un ordenador físico y corriente. Pero, todo lo contrario, disponer de una maquina física potente puede suponer un desembolso importante que, en el caso de las máquinas virtuales, no es necesario.

Un ejemplo de uso podría ser el siguiente:

Una pequeña empresa utiliza un ERP para la gestión de su actividad y lo tiene instalado en una maquina física alojada en su establecimiento. Este “set up” es vulnerable a numerosos problemas, desde fallos en el hardware hasta ser infectado por algún software malicioso. Además, dicha maquina requiere de un mantenimiento para asegurar su funcionamiento a lo largo del tiempo. El uso de una máquina virtual puede evitar muchos de estos problemas, pues no requiere de mantenimiento hardware por parte del usuario. Tampoco se verá afectada por problemas en la infraestructura del establecimiento del usuario, pudiendo seguir con su trabajo desde otro lugar en caso de, por ejemplo, un corte en el suministro eléctrico.

La nube es cara

Una vez que el usuario ha comprendido todos los beneficios que le puede ofrecer la nube, la respuesta más común es: ¿qué precios tiene la nube? Con todo lo que ofrece, debe ser muy cara.

Nada más lejos de la realizad, la principal ventaja que ofrece la nube es la flexibilidad de sus servicios y el pago por uso. Esto quiere decir que únicamente se paga aquello que está consumiendo. Por lo tanto, el coste de un recurso para una pequeña empresa será menor que para una empresa mayor. Para muestra, un botón:

Ejemplo de una copia de seguridad:

  • Una pequeña empresa contiene 3 carpetas con un tamaño de 13 GB donde tienen toda la documentación.
  • Una gran empresa contiene bases de datos, documentación e información de los distintos proyectos en los que trabaja y ha trabajado. La capacidad de toda esta información supera los 300 GB.

La pequeña empresa pagará por los 13 GB que tiene ocupados. En contraposición, la gran empresa pagará por los 300 GB. En resumen, pagará menos el que menos almacenamiento consuma en la nube «pago por uso».

Ejemplo de un servidor:

  • Una pequeña empresa tiene un servidor de 2 CPU y 4 GB de RAM para el uso de un ERP. Al servidor se conectan 2 usuarios y lo apagan los fines de semana.
  • Una gran empresa tiene 2 servidores: uno de 4 CPU y 8 GB de RAM para una base de datos, y otro de 4 CPU y 16 GB de RAM con un ERP. Al servidor se conectan 8 usuarios. Los servidores están encendidos las 24h los 365 días del año.

La empresa pequeña pagará menos porque solo usa 1 servidor y la gran empresa tiene 2 servidores con características más potentes. Por otro lado, la pequeña empresa apaga el servidor durante los fines de semana, por lo que no tendría coste durante ese periodo de tiempo. La gran empresa, por el contrario, mantiene encendido sus servidores durante todo el año, por lo que el gasto será mayor.

En los dos ejemplos comentados podemos ver que el precio es variable y que depende del consumo que estemos haciendo de los servicios.

Conclusiones

En definitiva, la nube es compatible para cualquier tipo de empresa, desde las más pequeñas a las más grandes. Esto es así gracias a las numerosas soluciones que ofrece. Haciendo un análisis de los procesos de negocio y seleccionando adecuadamente las soluciones, la productividad, así como el beneficio, se pueden ver incrementados.

De lo que podemos estar seguros es de que el mercado está cambiando y que el camino que en los últimos años se está siguiendo es trabajar íntegramente en la nube. Prueba de ello es el nuevo producto que Google ha traído al mercado, el sistema Google Stadia, que permite jugar a videojuegos vía streaming sin la necesidad de disponer del medio físico. En el caso de Microsoft, la solución Microsoft Office se ha convertido en un servicio de pago por uso llamado Office 365 la cual contiene herramientas mejoradas y colaborativas que permiten dar más accesibilidad y seguridad.

Y quién sabe, quizás en un futuro todos los sistemas operativos que usemos podrían estar almacenados en la nube, de tal manera que, nosotros utilizaríamos una pequeña instancia reservada para nosotros.

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